Выбор системы электронного документооборота Град-НК Кузбасс
 
 

Выбор системы электронного документооборота

В нашей организации значительное время расходуется на обработку документов на бумажных носителях. Поток документов существенный. Объёмным типом документов являются внутренние документы. Мысль автоматизировать документооборот и сократить объём бумажных документов зрела давно и изредка это решение обсуждалось на встречах, каждый раз, когда появлялась очередная проблема если очередной документ оказался не исполнен. Привычка работать с документами на бумаге сдерживала запуск системы управления электронным документооборотом. доводы в пользу применения системы управления электронным документооборотом не были убедительными. Ни снижение затрат на картриджи, затрат на обслуживание принтеров, ни уменьшение сроков обработки документов не убеждали начальство в том, что расходы на запуск в эксплуатацию решения для автоматизации документооборота окупятся, и что программа управления электронными документами сколь заметно улучшит исполнение документов в предприятии. Поэтому системами поддержки документооборота у нас являлись Word и Outlook.

Обзор рынка решений для автоматизации документооборота, позволило сделать заключение, что внедрение системы управления электронными документами выльется ориентировочно в полтора миллиона. Именно стоимость покупки системы управления электронными документами для руководства стала решающей.

Мы изучили несколько известных решений для автоматизации управления электронным документооборотом. Каждая демонстрация программы управления электронными документами наводила на мысль, что система документооборота предпологает настройки под особенности работы. Вывод был таким, что существующие решения потребуют адаптации, что повлечёт дополнительные траты. В проанализированных программах управления электронными документами утилиты адаптации были слишком неудобными и самостоятельно конфигурировать систему управления электронным документооборотом мы не сможем. В связи с этим необходимо приглашение программистов, что не оперативно и затратно.

Мы начали изучение и сбор условий к программе управления электронными документами. Сорвать проект ввода в эксплуатацию решения для документооборота было недопустимо. Нам требовалось приобрести недорогую систему для автоматизации документооборота с наглядной и лёгкой настройкой. Программа документооборота должна поддерживать известный язык программирования ,так же важно, использовать дружественный интерфейс. Нам требовалось, чтобы решение для автоматизации управления электронными документами имела утилиты конфигурирования шаблонов документов и форм, и содержала готовые к работе формы, формы.

Внедрение системы документооборота решили вводить поэтапно, а запустить внедрение системы управления электронным документооборотом планировалось с процесса работы со служебной запиской. Такой процесс можно полностью сделать автоматизированным и сразу уйти от огромного количества бумаги. Нам хотелось на начальном шаге значительно упростить работу пользователей с системой электронного документооборота. После того как программа управления электронным документооборотом начнёт работать, поэтапно подключить дополнительные продвинутые функции.

Мы протестировали программу управления электронными документами ESCOM.BPM. Её достоинства низкая стоимость, присутствие типовых маршрутов управления электронными документами и наглядной утилиты визуальной настройки. Важным моментом являлось, то, что программа документооборота. ESCOM.BPM использует известный язык разработки PHP. Его изучают в институтах. Найти программиста PHP не составит сложности.

В системе ESCOM.BPM нам понравились формы в стиле MS Office. Они просто адаптируемые. Программа управления электронным документооборотом ESCOM.BPM оставила приятное представление. Для окончательного заключения о покупке системы управления электронными документами мы запросили руководство компании поставщика познакомить нас с существующими внедрениями программы документооборота ESCOM.BPM. В ближайшее время состоялась демонстрация в организаций, где система управления электронными документами ESCOM.BPM используется несколько лет. В ходе презентации содержательно рассказали о ходе автоматизации процессов управления электронными документами, показано, как используется система управления электронными документами на практике. После этого специалисты IT отдела организации поведали о том как организована поддержка эксплуатации программы документооборота и как они применяют возможности программы по её настройке.

Программа документооборота ESCOM.BPM представлена в нескольких редакциях, предназначенных для автоматизации документооборота в на предприятиях различных сфер деятельности. Для применения в офисе мы купили версию «Старт». Развёртывание системы ESCOM.BPM стали выполнять собственными силами. Выбрали изучить учебную программу по администрированию системы Это занятие обеспечило нам легко понять настройки системы документооборота и осуществить график внедрения системы управления электронными документами.

С помощью визуальной среды настройки мы сконфигурировали имеющийся в программе документооборота ESCOM.BPM процесс работы с внутренними документами, заметно его сократив. Программа документооборота автоматически присваивает порядковый номер cлужебным запискам. Служебная записка автоматически направляется на рассмотрение. После принятия резолюции служебная записка отправляется на исполнение. Когда документ нужно согласовать, то пользователь инициирует в системе управления электронными документами процесс согласования документа. Согласование в электронном виде значительно сокращает сроки процедуры, так как не нужно ходить по приёмным – согласующий получает документ мгновенно на свой ноутбук. Ход выполнения резолюций стал значительно действеннее. Программа управления электронным документооборотом контролирует сроки контроля резолюций, помечая просроченные поручения и рассылая напоминания исполнителям. У каждой карточки есть статус, и основной ответсвенный исполнитель.

Система документооборота ESCOM.BPM содержит конфигурируемые журналы, позволяют отбирать и сортировать документы по любому свойству.

Сейчас мы занимаемся автоматизацией новых потоков документов. Это входящая корреспонденция, и возможно протоколы совещаний. В скором времени автоматизация договорных процессов.

Серьёзную поддержку во внедрении системы управления электронным документооборотом осуществляют сотрудники службы сопровождения системы ESCOM.BPM. Кстати, цена обслуживания входит в стоимость системы управления электронным документооборотом, а апгрейды программы не требуют дополнительной оплаты.

Подбор решения для автоматизации управления электронным документооборотом стал не быстрым, но по нашему мнению мы приняли правильное решение, приобретя систему документооборота ESCOM.BPM
UA-5928161-5/table